„Was bitte ist eine virtuelle Assistentin?“ – die Frage höre ich in letzter Zeit immer wieder, wenn ich berichte, dass Ulrike – meine virtuelle Assistentin – E-Mails von Pressekonditionen.de beantwortet und für ich zum Telefon greift. Ich gebe zu, auch ich war ein wenig verwundert, als ich vor ein paar Jahren im Buch „Meconomy“ von Markus Albers von virtuellen Assistenten las. Was zunächst verrückt klang, ist in der Praxis super! Ich möchte von meinen Erfahrungen berichten und Tipps geben für die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin.

Was ist eine virtuelle Assistentin?

Virtuell bedeutet, dass die Person nicht im selben Büro sitzt – sondern irgendwo auf der Welt. Dank Telefon, E-Mail und Skype ist das aber kein so großes Problem, wie es im ersten Moment klingt. Und virtuell bedeutet auch, dass die Person in der Regel für mehrere Kunden arbeitet und bei einer Firma engagiert ist, die virtuelle Assistenten vermittelt.

Wer schon einmal versucht hat, einen Studenten legal zu beschäftigen, um Arbeit zu delegieren, hat vermutlich ähnliche Erfahrungen gemacht wie ich: Der Umgang mit Arbeitsagentur, Minijob-Zentrale und Unfallversicherung frisst nicht nur Geld, sondern auch Zeit – und genau die wollte man ja zu Beginn eigentlich einsparen. Und wenn die Person ausfällt, muss man selbst Ersatz finden.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit?

In der Regel bucht man bei Firmen, die virtuelle Assistentin vermitteln, ein Stundenpaket. Bei der Firma Mein-Virtuellerassistent.com (bei der Ulrike beschäftigt ist) habe ich zum Beispiel zum Start ein Fünf-Studen-Paket für 79 Euro per Paypal gebucht. Innerhalb eines Tages stellte sich Ulrike bei mir vor und ich konnte meine erste Aufgabe – das Abtelefonieren von rund 200 Firmen, die noch nicht auf die jährliche Bitte um Bestätigung ihres Rabatteintrages bei Pressekonditionen.de reagiert hatten – delegieren. Pro Telefonat hatte Firmenchef Luis Miranda fünf Minuten geschätzt, die ganze Aktion sollte also in rund 17 Stunden zu schaffen sein.

Inzwischen beantwortet Ulrike zweimal in der Woche die E-Mails im Pressekonditionen.de-Posteingang, aktualisiert selbstständig Rabatteinträge und ruft Firmen an, die nicht auf E-Mails reagieren oder um Rückruf gebeten haben. Ihre Arbeit habe ich zumindest am Anfang sehr genau im Blick behalten, um hier und da Tipps zu geben. Die Qualität der Arbeit und die gezielten Rückfragen zu Details, die ich noch nicht erklärt hatte, haben mich aber von Anfang an begeistert. Auch so ein Vorteil der virtuellen Assistentin: Die vermittelnden Firmen schulen ihre Mitarbeiter und sichern so eine hohe Qualität der Arbeit.

Ich konzentriere mich darauf, die E-Mails zu beantworten, die sie noch nicht beantworten kann (und deshalb in einen Ordner meines Postfaches legt) – und betreue die Werbekunden von Pressekonditionen.de persönlich.

Was gilt es zu beachten?

Reden, reden, reden! Gerade in der ersten Zeit sollte man regelmäßig mit der virtuellen Assistentin telefonieren und das „Big Picture“ erklären: Was ist das Ziel meiner Firma und was ist mir besonders wichtig? Auch sollte man für die zu delegierenden Aufgaben ein Handbuch erstellen, das möglichst viele Fragen beantwortet. Gerade zu Beginn wird es viele Rückfragen und Unklarheiten geben, die man schnell beantworten sollte. Ein weiteres Learning: Telefonieren ist besser als mailen. Als ich vor drei Jahren einen virtuellen Assistenten bei der Firma GetFriday in Indien hatte, habe ich viele Stunden damit verbracht, Powerpoint-Präsentationen zu basteln, um die Aufgaben Schritt für Schritt zu erklären. Letztlich der falsche Weg, denn ein Telefon führt schneller zum Ziel. Dank Skype kann man schnell mal den eigenen Bildschirm übertragen, um die einzelnen Arbeitsschritte zu erklären.

Idealweise hat man zu Beginn eine Aufgabe, die sich oft wiederholt und schon sehr stark automatisiert ist. In meinem Fall nutze ich zum Beispiel seit  Jahren Textbausteine, um E-Mails der Rabatt-Anbieter schneller zu beantworten. Das hilft natürlich auch der virtuellen Assistentin, Anfragen schnell zu beantworten. Zu dem Zweck habe ich Ulrike gebeten, die selbe E-Mail-Software (in meinem Fall Postbox) zu benutzen und das Plugin Quicktext zu installieren.

Als ich im Jahre 2010 die Firma GetFriday engagierte, habe ich schnell eine Sache gelernt: Wenn Arbeitszeit plötzlich Geld kostet, findet man hier und da viele Aufgaben, die man bis dato selbst erledigt hat – und die sich mit geringem Aufwand noch weiter automatisieren lassen. Viele Aufgaben bei Pressekonditionen.de habe ich seither weiter automatisiert und so läuft das jährliche Überprüfen der rund 1100 Rabattanbieter inzwischen mit nur wenigen Klicks, weil die Firmen jetzt über ein Formular bestätigen, dass ihr Rabatt weiterhin korrekt ist – statt eine E-Mail zu schreiben, die dann von einer Person bearbeitet werden muss.

Brauche ich eine virtuelle Assistentin?

Viele werden diese Frage zunächst sicher mit Nein beantworten. Für Privatpersonen mag das stimmen, aber vor allem Selbstständige und Freiberufler dürften schnell Aufgaben entdecken, die sie nicht zwingend selbst erledigen müssen: Termine vereinbaren, E-Mails beantworten, Telefonate erledigen, Rechnungen schreiben und so weiter – die Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Aber auch Privatpersonen können Aufgaben delegieren und so mehr Freizeit haben.

Wer das Angebot der Firma mein-virtuellerassistent.com ausprobieren möchte, bekommt mit dem Gutschein-Code MVAG2131634 eine Stunde geschenkt. Ich erhalte im Gegenzug zwei Stunden geschenkt.

Omnifocus ist ein fantastisches Getting-Things-Done-Tool, ohne das ich nicht mehr arbeiten könnte: Alles, was erledigt werden muss, wird in das Tool eingetippt und dann nach Kontext („Oliver“ oder auch „Schreibtisch“) und nach Fälligkeitsdatum sortiert angezeigt. Das Programm gibt es für Mac, iPhone und iPad – aber leider nicht im Web und auch nicht als Android-App. Letzteres ist für mich besonders misslich, weil ich beruflich ein Google Nexus verwende.

Nun erfahre ich durch Zufall, dass der Omni-Sync-Server – der die Todos zwischen Mac, iPhone und iPad ständig syncron hält – auf Wunsch eine E-Mail-Adresse einrichtet und dann Todos per E-Mail annimmt. Klingt banal, ist für mich aber eine tolle Sache. Künftig kann ich per E-Mail von meinem Android-Telefon Todos in meine Inbox schicken und muss nicht weiter E-Mails an mich selbst schicken, die ich später – wenn ich wieder am Mac sitze – in Omnifocus übernehme. Auf Wunsch lassen sich mehrere E-Mail-Adressen einrichten, damit zum Beispiel Kollegen einem direkt Todos schicken können.

Die Einrichtung ist kinderleicht: Einfach unter https://manage.sync.omnigroup.com einloggen und auf der Profil-Seite eine E-Mail-Adresse einrichten.

Profil-Seite des Omnisync-Servers

Profil-Seite des Omnisync-Servers

Nebenbei: Die Nutzung von Omni-Sync ist kostenfrei!

Seit rund zwei Jahren organisiere ich meine Arbeit nach dem Prinzip „Getting things done“ (GTD) von David Allen. Die Idee: Alle Aufgaben werden – mit welchem Tool auch immer – aufgeschrieben und nicht im Kopf hin und her bewegt. Und jede Aufgabe wird einem Kontext (Chef, Kollege X, Am Schreibtisch, im Supermarkt) zugeordnet und einem Projekt. Auf die Weise behält man stets den Überblick und vergisst nichts mehr – ein tolles Gefühl. Ich benutze für GTD die Mac- und iOS-Software Omnifocus von Omnigroup und lasse die Todos zwischen iPhone, iPad und Mac synchronisieren.

 

Neulich habe ich entdeckt, dass Omnifocus sich auch mit Siri verbinden lässt. Die Verbindung wird im Video erklärt und ist in der Praxis einfach großartig! Wer kennt das nicht: Man verlässt abends das Büro und auf der Heimfahrt fallen einem dutzende Dinge ein, die man am nächsten Tag erledigen muss. Dank Siri und Omnifocus diktiere ich die Punkte kurz ins iPhone und komme dann mit dem guten Gefühl nach Hause, für den nächsten Tag bestens gerüstet zu sein.

Update (5. November 2016): Der Link zum Video hat sich geändert, weshalb das Video nicht mehr funktionierte. Jetzt klappt wieder alles.