Evernote ist für mich ein zusätzliches Gedächtnis

Dies ist mein persönlicher Beitrag zur Blog-Parade auf meiner Website Journalisten-Tools.de.

Evernote startete im Juni 2008 als Beta-Version, einen Monat später habe ich einen Account eingerichtet und mit dem Tool rumgespielt, das mein zusätzliches Gedächtnis werden sollte. Zunächst wusste ich nicht, WAS ich überhaupt an Notizen hinein schreiben sollte. Meine Notizen schrieb ich in Notizbücher, die ich alle paar Monate ersetzte. Und Dokumente speicherte ich lieber auf der Festplatte, wo sie jederzeit nutzbar sind.

Den Durchbruch schaffe Evernote mit dem „Projekt Wohnungsbau“. Als wir Ende 2011 den Kaufvertrag für eine Wohnung unterschrieben, richtete ich ein Notizbuch in Evernote ein und konnte fortan alle Informationen (Baupläne, Kontaktdaten aller Handwerker, Fotos von der Baustelle) immer und überall abrufen. Praktisch, wenn man auf der Baustelle einen Fehler entdeckt oder auf dem Weg zum Fliesen-Großhändler noch mal schnell die Größe eines Zimmers nachschauen kann. Das Notizbuch gab ich für meine Frau frei, so dass wir alle Themen zentral in Evernote speichern konnten.

Seither nutze ich das Tool privat und beruflich: Privat sammle ich Themen-Ideen für Journalisten-Tools.de und beruflich Notizen aus Meetings und Brainstorming-Runden. Auch die Stichwörter für die Jahresgespräche mit meinem Team sind in Evernote gespeichert. Evernote nutze ich dabei auf dem privaten und beruflichen Mac und auf dem iPhone. Auf dem iPad ist Evernote auch installiert, allerdings nutze ich das iPad fast nicht.

Fast ein papierloses Büro

Beruflich habe ich den Sprung zum papierlosen Büro fast geschafft: Mein Schreibtisch bei RP Digital in Düsseldorf ist fast papierfrei und nur selten schicke ich ein Dokument an den Drucker. Ausgedruckte Präsentationen lehne ich – wenn möglich – mit der Bitte ab, mir eine elektronische Version zu schicken. Alles, was ich selbst benutze, ist in Evernote gespeichert. Auf die Weise kann ich an jedem Rechner (dem beruflichen oder dem privaten) jederzeit an der Stelle weitermachen, wo ich aufgehört hatte.

Meine Notizen wandern dabei fast immer über die Tastatur meines MacBooks in Evernote. Hauptargument ist die sehr gute Tastatur. Einen Stift habe ich mal auprobiert, aber bin damit nie wirklich warm geworden. Die Schrift war kaum zu lesen und meine Schreibgeschwindigkeit langsam. Nützlich finde ich dagegen die Kamera des iPhones, um Visitenkarten an Ort und Stelle zu scannen oder Telefon-Notizen (dabei zu tippen gelingt mir einfach nicht) abzufotografieren. Beeindruckt bin ich immer wieder von der sehr guten Texterkennung von Visitenkarten. Fast immer werden die Informationen richtig erkannt und den richtigen Feldern zugeordnet. Einmal abfotografiert, brauche ich die Visitenkarte eigentlich nicht mehr, aber viele Personen reagieren verwundert, wenn man ihnen ihre Karte nach wenigen Minuten wieder zurückgibt.

In Meetings benutze ich sehr gerne den neuen Präsentationsmodus, um die Notizen aufgeräumt auf den Bildschirm zu projizieren, während ich in der normalen Evernote-Oberfläche weiter tippen kann. Auf die Weise sehen alle meine Eingaben und ich kann trotzdem jederzeit in andere Notizen springen. Neulich habe ich sogar eine Präsentation (über Evernote) mit dem Präsentationsmodus bestritten.

Während des Relaunchs von RP ONLINE habe ich die Zusatzanwendung Skitch kennengelernt, mit der man Grafiken und Screenshots sehr leicht mit Pfeilen und Hinweistexten versehen kann. Ideal, wenn man Entwürfe schnell kommentieren und dann per E-Mail zurückschicken möchte. Skitch benutze ich auch weiterhin fast täglich, um auf der einen Seite Hinweise an Kollegen zu schicken und auf der anderen Seite interessante Module auf anderen Websites in meiner persönliche Ideenbox zu sammeln.

Noch nicht perfekt ist aus meiner Sicht das Teilen von Notizen und ganzen Notizbüchern gelöst. Ich kann zwar mit Kollegen ein gemeinsames Notizbuch verwenden, aber das Kommentieren – zum Beispiel einer Ideen- oder Fehlerliste – ist in Google Docs deutlich besser gelöst als in Evernote, wo man sich mit unterschiedlichen Textfarben helfen muss. Bei der gemeinsamen Arbeit an einem Notizbuch nervt auch, dass die Synchronisation zwar nahezu geräuschlos funktioniert, aber für eine schnelle Zusammenarbeit zu langsam ist. Hier ist und bleibt GoogleDocs das Tool der Wahl.

Privat bin ich noch nicht papierlos. Das liegt vor allem daran, dass ich für mein Nebengewerbe viele Rechnungen und Belege noch immer in eine Ablage auf meinem Schreibtisch stecke, um sie später für die Steuererklärung zu erfassen. Liebend gerne würde ich alle Rechnungen einscannen oder – wenn sie eh als PDF per E-Mail kommen – direkt in Evernote schicken. Meine Sorge ist aber, dass Händler und das Finanzamt diese rein digitalen Rechnungen im Zweifel nicht anerkennen.

Was noch fehlt: GTD und Market-Produkte versandkostenfrei

Evernote eignet sich aus meiner Sicht ideal als Gedächtniserweiterung, denn es speichert so gut wie alles, was sich irgendwie digitalisieren lässt und erlaubt einen einfachen und mobilen Zugriff. Evernote eignet sich aber aus meiner Sicht nicht als Tool für die Todo-Liste. Zwar kann man Notizen mit einer Erinnerung versehen und man kann auch Einträge in einer Notiz um Check-Boxen ergänzen, aber zur Umsetzung der Getting-Things-Done-Methode ist das alles zu wenig. Ich hoffe, dass Evernote an dieser Stelle besser wird. So lange bleibe ich bei Omnifocus, einer Mac- und iOS-Lösung.

Gerne würde ich auch die nützlichen Produkte aus dem Evernote-Market kaufen, darunter ein Stift für das iPad und eine praktische Notebook-Tasche. Die Preise sind allerdings gesalzen und für deutsche Kunden kommen noch Steuern und Porto dazu, weil Evernote die Artikel direkt aus den USA verschickt. Das macht den Market aus meiner Sicht endgültig uninteressant für Kunden in Deutschland.

Ein Gedanke zu „Evernote ist für mich ein zusätzliches Gedächtnis“

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